Hạn chế nói 9 câu sau khi giao tiếp qua điện thoại

Giao tiếp qua điện thoại với khách hàng là một kỹ năng cần thiết mà không phải ai cũng có được. Ngoài khả năng ăn nói lưu loát, dễ nghe, thuyết phục, bạn nên hạn chế nói 9 câu sau khi giao tiếp qua điện thoại với khách hàng.

1. Đó không phải là chính sách của chúng tôi

Khách hàng gọi điện phản ánh về doanh nghiệp, những người làm công tác tiếp tân tuyệt đối không nên nói câu này. Họ không cần biết quy định của đơn vị thế nào, cái họ cần chính là thắc mắc của họ được giải quyết như thế nào thôi.

2. Điều đó không phải công việc của tôi

Câu nói này thể hiện ra tất cả sự vô trách nhiệm, thiếu ý thức làm việc của bạn. Qua đó khách hàng sẽ đánh giá được sự thiếu chuyên nghiệp của công ty bạn. Thay vì trả lời bằng câu nói đó, bạn hãy lưu lại số điện thoại và thông tin khách hàng, sau đó chuyển bộ phận liên quan, hoặc có thể nối máy trực tiếp cho bộ phận liên quan giải quyết.

3. Chúng tôi đang rất bận. Anh/chị có thể gọi lại sau được không?

Đây là câu nói khá phổ biến trong các cuộc giao tiếp điện thoại hiện nay. Nó vô tình gây ra cho khách hàng băn khoăn nghi ngờ, rằng đơn vị bạn đang có ý trốn tránh, không muốn giải quyết, hoặc không thể giải quyết được.

4. Máy tính của tôi đang gặp trục trặc với hệ thống máy chủ

Thực tế có nhiều trường hợp này xảy ra, song khách hàng sẽ không muốn nghe bất cứ vấn đề khách quan nào từ phía bạn. Do vậy, hãy cố gắng ghi nhận lại tất cả thông tin từ khách hàng, dù không có máy tính, bạn có thể dùng giấy bút ghi lại.

5. Anh/chị không nhận được tin nhắn của tôi sao?

Dù khách hàng không nhớ được đã nhận cuộc gọi từ bạn hay do phía bạn quên liên lạc với khách hàng thì việc trước tiên, bạn cũng nên xin lỗi họ, sau đó là vào giải quyết luôn công việc tránh đôi co.

6. Tôi đang đợi để có thêm thông tin trước khi gọi điện lại

Nếu như bạn thực sự coi trọng và muốn xây dựng mối quan hệ đó, bạn sẽ gửi một e-mail hay gọi điện thoại để giải thích thay vì việc nói câu nói vô lý trên.

7. Xin quý vị đợi trong chốc lát, tôi sẽ bật nút nói chuyện ra loa

Trước khi mở loa ngoài, bạn nên hỏi trước khách hàng, tránh cảm giác khó chịu

8. Tôi nghĩ rằng anh ấy sẽ gọi điện cho bạn

Chữ tín là một điều rất trong quan trọng trọng kinh doanh. Do vậy, dù có chuyện gì xảy ra, cũng không nên đùn đẩy trách nhiệm cho một người nào đó. Bạn đã hứa làm thì nên làm trọn vẹn chứ không nên để người khác làm.

9. Xin lỗi, gia đình tôi vừa có chuyện buồn…

Trong công việc, công tư phân mInh. Bạn không nên đưa chuyện cá nhân ảnh hưởng đến công việc dù có chuyện gì đi nữa. Khách hàng không muốn đối tác lôi chuyện cá nhân vào, và sẽ bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp.

(ST)